Inleiding.
Het is mogelijk dat ArtiWorld® (artiest.nu en spreker.eu) bij het aanbieden en voorstellen van ondermeer acts, acteurs, artiesten, DJ’s, bands, orkesten, sprekers, presentatoren/interviewers en dagvoorzitters (in het vervolg van dit document weergegeven en samengevat als ‘personen & groepen’) informatie van u als informatieaanvrager en/of opdrachtgever verwerkt. Deze informatie wordt hieronder aangeduid als ‘persoonsgegevens’. De onderstaande tekst is opgesteld om u een waarborg te bieden dat wij zorgvuldig met uw informatie zullen omgaan. U kunt ons te allen tijde aan deze regels houden.
Het verstrekken van persoonsgegevens is niet verplicht.
Uitgangspunt van ArtiWorld® is dat het verstrekken van persoons- en/of bedrijfsgegevens aan ArtiWorld® niet verplicht is. U heeft te allen tijde zelf de keuze of u gegevens wilt invoeren en/of doorgeven. Om gebruik te kunnen maken van onze diensten (bijvoorbeeld de zoekmachine op de site artiest.nu) is het invoeren van persoonsgegevens dan ook niet noodzakelijk. Voor het gebruik van andere diensten, zoals bijvoorbeeld het plaatsen van opties en het doen van boekingen verlangt ArtiWorld® wel dat persoons- en/of bedrijfsgegevens worden ingevoerd. Het is daarbij mogelijk dat u geen gebruik kunt maken van sommige diensten als u geen persoons- en/of bedrijfsgegevens aan ArtiWorld® verstrekt.
Hoe gaat ArtiWorld® om met uw persoonsgegevens.
Door ArtiWorld® worden persoonsgegevens verwerkt om diensten en producten aan u te kunnen leveren, om u te informeren over onze dienstverlening en om uw account te beheren. Wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en in deze Privacy Policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken en met welk doel.
1. Wie zijn wij.
Wij zijn ArtiWorld®, al ruim 30 jaar een (inter)nationale intermediair tussen enerzijds personen en groepen en anderzijds opdrachtgevers. Dit betekent dat wij bemiddelen bij het engageren van Nederlandse en internationale personen en groepen. Wij organiseren in opdracht ook bijeenkomsten, feesten, evenementen, seminars en congressen met de bij ons bureau bekende personen en groepen.
ArtiWorld® (handelsregister 17076362) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Ons kantoor was na oprichting (1992) de eerste twee decennia in Eindhoven gevestigd. Sinds 2015 zijn wij gevestigd aan de Rosa Luxemburgstraat 10, 6663 LB in Nijmegen.
2. Doel en verwerking persoonsgegevens.
ArtiWorld® verwerkt uw persoonsgegevens conform de beschreven doeleinden en procedures van de Algemene verordening gegevens-bescherming. Wij onderscheiden twee soorten van verwerking van persoonsgegevens namelijk enerzijds de verwerking van gegevens van relaties (opdrachtgevers, mogelijke opdrachtgevers, locaties, leveranciers en personen in ons netwerk) en anderzijds persoonsgegevens van personen en groepen voor het verzorgen van optredens, lezingen, het afnemen van interviews, dagvoorzitterschappen, het geven van workshops, de realisatie van beeld- en geluidsproducties en andere dienstverlening voor relaties.
Relaties.
Wij verwerken van onze relaties uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven (bijvoorbeeld via een formulier op onze websites, email of bij telefonisch contact) of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken (gegevens die wij van onze personen en groepen ontvangen voor mogelijke dienstverlening met u). Wij bewaren van relaties in principe geen bijzondere persoonsgegevens, maar uitsluitend NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, gegevens van de organisatie en de contactpersonen. Wij verrijken deze informatie met onze gegevens over u die we opdoen bij gesprekken en elektronisch contact, of bij bemiddeling van personen en groepen.
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- Uitvoering van overeenkomsten.
Wij verwerken persoonsgegevens zoals naam en contactgegevens, bedrijfsgegevens en financiële gegevens. - Marketing.
Wij verwerken uw persoonsgegevens om u te informeren en op de hoogte te houden over; onze dienstverlening, de bij ons buro bekende personen en groepen, onze partners, onze aanbiedingen, uitnodigigingen voor optredens, feesten, seminars, congressen en uiteenlopende evenementen, het versturen van nieuwsbrieven en andere vormen van marketingcommunicatie, zoals bijv. advertenties in vakbladen en programmaboekjes.
U heeft het recht om u te allen tijde af te melden voor deze informatie-voorziening. Afhankelijk van uw voorkeuren kunt u zich uitschrijven, uw instellingen direct online wijzigen, zoals voor een van onze nieuwsbrieven, of via info@artiest.nu of info@spreker.eu contact opnemen met onze Front Office om dit voor u te doen. - Wettelijke verplichtingen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de Belastingdienst). - Dienstverlening.
Wij gebruiken uw gegevens om u te ondersteunen in het gebruik van onze diensten, het verbeteren van de kwaliteit onze dienstverlening en het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken. Daarnaast gebruiken wij uw gegevens voor het onderhouden van contact met u en de bij ons buro bekende personen en groepen. - Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, intern management en rapportages.
Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we uw persoonsgegevens voor algemene bedrijfsprocessen. Zo verwerken wij uw gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, management-rapportages, audits en andere administratieve doeleinden.
Personen en groepen.
Bij inschrijving als persoon of groep vragen wij uw (handels)naam (zoals voornaam, achternaam, geslacht), contactgegevens (zoals telefoon en email), uw CV en/of een url van uw online profiel. Deze gegevens hebben we nodig om te beoordelen of wij mogelijkheden zien voor toekomstige opdrachten en om u over de uitkomsten van deze beoordeling te informeren.
Bij een samenwerking met een persoon of groep verwerken wij persoons-gegevens welke nodig zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- Uitvoering van overeenkomsten.
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, zoals contactgegevens, bedrijfsgegevens en financiële gegevens. - Marketing.
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en welke wij van u mogen gebruiken om u onder de aandacht te brengen van onze relaties en derden, bijvoorbeeld via een online profiel op onze websites, social media en video kanalen, print media en direct marketing. Dit kunnen ook gegevens zijn over uw opleidingen, uw muzikale prestaties, uw beroep, politieke opvattingen, etnische afkomst, filosofische en religieuze overtuigingen, video- en beeldopnamen. - Wettelijke verplichtingen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de Belastingdienst). - Service en communicatie.
We gebruiken uw gegevens om u te ondersteunen in het gebruik van onze diensten, het verbeteren van onze dienstverlening en om u te adviseren over uw eigen dienstverlening, zoals bijvoorbeeld het bijhouden van gespreks-verslagen en het contact met onze juridische en commerciële helpdesk voor de bij ons buro bekende personen en groepen. Daarnaast gebruiken wij uw gegevens voor het onderhouden van contact met u en onze relaties. Het is daarbij mogelijk dat ArtiWorld® de gegevens gebruikt om gericht aanbiedingen te doen. Zo kan bijvoorbeeld op onze internetsite van een bepaalde persoon of groep een presentatie worden getoond waarvan ArtiWorld® vermoedt dat deze uw interesse heeft of, als u daartoe toestemming heeft gegeven, een e-mail naar u worden verzonden met daarin informatie over deze specifieke persoon/personen en/of groepen. - Nieuwsbrieven.
Als u zich inschrijft voor een van onze nieuwsbrieven, dan verwerken wij uw persoonsgegevens. Bekijkt u voor meer informatie hierover onze privacy statement nieuwsbrief. - Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, intern management en rapportages.
Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we uw persoons-gegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, managementrapportages, audits en andere administratieve doeleinden.
ArtiWorld® is een internationale organisatie. Wij werken met relaties en personen en groepen die over de hele wereld gevestigd zijn. Dit betekent dat wij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens (zoals bijvoorbeeld het doorgeven van namen en contactgegevens) deze ook aan onze relaties buiten de Europese Unie verstrekken. Overige persoons-gegevens zullen wij alleen verstrekken als we daarvoor uw toestemming hebben gevraagd en gekregen.
3. Bewaartermijn (beheer).
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld of wettelijk geregeld is. ArtiWorld® is van mening dat zijn systemen altijd goed moeten functioneren en over voldoende capaciteit moeten beschikken. Om die reden maakt ArtiWorld® back-ups van bijvoorbeeld de mailsystemen. De back-ups gebruikt ArtiWorld® uitsluitend om systemen weer in de oude staat te herstellen als een storing is opgetreden. ArtiWorld® analyseert het gebruik van zijn systemen om te bepalen welke capaciteit nodig is en om te controleren of de systemen goed functioneren.
4. Beveiliging.
Het kraken van websites is regelmatig in het nieuws. Bij een geslaagde kraak kunnen gegevens over gebruikers van de websites op straat komen te liggen. Om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan, neemt ArtiWorld® passende technische en organisatorische maatregelen. Daarbij wordt door een externe professionele partij (ARGO ICT in Arnhem – www.argo-ict.com) ondermeer continu gekeken of iemand zich niet illegaal probeert toegang te verschaffen tot de ArtiWorld® server. Personen die namens ArtiWorld® toegang hebben tot uw gegevens of dossiers zijn gehouden tot geheimhouding. ArtiWorld® hanteert algemeen in de branche geaccepteerde standaarden van technologische en operationele beveiliging teneinde persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Mocht u vermoeden dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn voor misbruik, neemt u dan contact op met ArtiWorld®.
5. Delen met derden.
ArtiWorld® verstrekt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken ter uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals aan de Belastingdienst.
Wij werken samen met externe personen of organisaties om diensten ten aanzien van ArtiWorld® uit te voeren, zoals bijv. met ‘Your Mailing List Provider’ (YMLP) voor onze nieuwsbrief. Met deze externen zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Verder zullen we alleen gegevens aan derden verstrekken als we daarvoor uw toestemming hebben gekregen.
Op onze websites, social media, overige kanalen en in de nieuwsbrief kunnen links worden getoond naar externe websites en organisaties. Wij dragen geen verantwoordelijkheid met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor het privacy statement van de betreffende website die u bezoekt.
6. Cookies.
Via cookies kunnen ook gegevens over u worden opgeslagen, zoals de websites die u bezoekt en ander surfgedrag. Bekijkt u voor meer informatie hierover onze cookie policy.
7. Grondslagen voor verwerking.
Bij de verwerking van persoonsgegevens door ArtiWorld® baseren wij ons op verschillende grondslagen. De gegevensverwerking kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst (tot het leveren van diensten) die wij hebben gesloten of noodzakelijk zijn ter uitvoering van een wettelijke plicht. In sommige gevallen vragen wij uw expliciete toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van bepaalde cookies, of, wanneer u geen relatie of spreker bent, het ontvangen van commerciële communicatie.
Tenslotte zijn er verwerkingen gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van ArtiWorld, zoals het uitvoeren van onze doelstelling en missie, verwerkingen in het kader van intern beheer, ten behoeve van effectieve communicatie, kwaliteitsverbetering of direct marketing verwerkingen voor relaties en sprekers en actieve contacten van ArtiWorld®. In het laatste geval wordt te allen tijde een opt-out geboden.
8. Uw rechten.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, aanvullen, verwijderen of af te schermen indien de gegevens onvolledig, onjuist zijn of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Daarnaast heeft u het recht om de gegevens die wij van u in ons bezit hebben op te vragen. Wilt u gebruik maken van uw rechten, dan kunt u daarvoor een email sturen naar privacy@artiest.nu of privacy@spreker.eu.
9. Wijzigingen Privacy Statement.
ArtiWorld® behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld wanneer zich wijzigingen in de verwerkingen voordoen of indien regelgeving wijzigt. Elke aanpassing zal op deze pagina gepubliceerd worden. ArtiWorld® adviseert u dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er veranderingen zijn doorgevoerd.
10. Vragen
Als u vragen heeft over deze Privacy Policy, neemt u dan contact met ons op via privacy@artiest.nu of privacy@spreker.eu.
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
ArtiWorld
Laatst gewijzigd op 10 april 2024
